O plano de comunicação é a estruturação de ações para atingir um público através de diferentes canais e seus objetivos variam em quatro tipos: influenciar, persuadir, instruir ou engajar. Cada empresa tem o seu momento e cultura, o que torna necessário um bom planejamento para encaixar a mensagem de forma coerente com o propósito escolhido.
Cada um destes objetivos condiciona a uma determinada linguagem, meio, momento, local e frequência. Quando se fala de comunicação interna nas empresas, planejar torna-se ainda mais delicado e prudente pelo seguinte motivo: você está tratando das pessoas que compõe a sua organização e uma mensagem mal transmitida para o colaborador pode alterar processos, cultura, decisões ou comportamentos que trazem grandes riscos ou simplesmente que “jogam por água abaixo” todo o esforço feito para o que se pretendeu comunicar.
Com base nestas preocupações, vamos compartilhar algumas dicas sobre um plano de comunicação que construímos recentemente. Após analisarmos uma série de técnicas e também o nosso histórico de projetos, no qual podemos analisar ações que trazem diferentes resultados, compilamos algumas dicas para que você, gestor, possa dar o próximo passo no caso de estar com este desafio em mãos!
VAMOS LÁ?
1. Entenda o propósito do programa de Mobilidade para a empresa
Organizações possuem momentos diferentes e áreas possuem interesses diferentes.
Há empresas que estão reestruturando e investindo em gestão de mobilidade porque precisam mudar o local do escritório, outras pois, os colaboradores estão mudando seus hábitos de deslocamento, precisam reduzir custos ou possuem problemas de acessibilidade. Visando boas práticas de cultura e sustentabilidade, algumas assumem os programas de carona, os quais anteriormente eram tratados como um nice to have passaram a ser considerados um must to have em suas políticas internas.
2. Defina objetivos com metas
Definir objetivos com metas é uma tarefa muito importante, pois elas norteiam todo o processo de desenvolvimento de ações, vamos dar alguns exemplos de objetivos que podem te ajudar a desenvolver um planejamento de comunicação:
- MAPEAR A MOBILIDADE DOS COLABORADORES: adote uma aplicação, consultor ou faça uma pesquisa interna nos próximos 45 dias.
- ECONOMIZAR COM TÁXI OU REEMBOLSO DE TRANSPORTE: adote o home office uma vez por semana em algumas funções, faça reuniões por Skype/Hangout/Webex, utilize programas de caronas (média de 5-7% de caroneiros nas empresas) para diminuir o uso do táxi, reduza a quantidade de hora extra.
Recentemente em um parceiro da Mobicity, definimos 3 objetivos para um determinado semestre: identificar os caroneiros, aumentar os usuários dentro da empresa (total de 30%) e manter um mínimo de engajamento mensal dos usuários (20% de usuários ativos).
3. Levante os canais de comunicação e estude os melhores períodos e frequências para comunicar
Algumas empresas possuem revistas internas semanais, murais, comunicados internos, canal de TV interno, campanhas que aceitam ações paralelas em seu “guarda-chuva”.
Na Mobicity, sugerimos ações de intervenções no espaço de trabalho, comunicações por push-notification (via aplicativo), contato interno por chat no aplicativo, trabalho com grupos focais, pequenos encontros como o “café com seu vizinho”.
4. Recompense
Entendemos que as pessoas buscam 3 tipos de recompensas:
- SOCIAIS, como reconhecimento dos grupos que convive: envio de e-mails, ranking ou alguma referência que mostre gratidão ou reconhecimento por uma ação realizada pelo colaborador dentro da campanha.
- RECURSOS tais como prêmios, benefícios em dinheiro ou serviços: vouchers de combustível, cinema, academia, estacionamento, duchas, viagens e etc.
- AUTODESENVOLVIMENTO, como praticar a responsabilidade social, ser ético, eficiente: premiar com um dia de home office é reconhecer pela confiança, criar um bicicletário e vestiário adequados permite o colaborador optar por deixar o carro em casa e ir de bike ao trabalho.
5. Estabeleça datas e mensure!
Monte uma timeline com as ações escolhidas e tome muito cuidado com o que vai mensurar (KPI’s), pois existem métricas de vaidade que criam uma falsa percepção de resultado ou, ainda pior, um resultado que você produziu, mas não conseguiu apresentá-lo ou identificá-lo no final.
Ao escolher as datas, veja também com os outros times da sua empresa quais ações estão programadas para que os projetos não dividam a atenção do público interno. Veja também se é possível incluir comunicações em outras ações que façam sentido e já estejam acontecendo.
Por fim… não tenha pressa! As pessoas têm sua atenção dividida e uma série de outras responsabilidades e prioridades. Uma comunicação que atraia no tempo certo é melhor que uma mensagem no momento errado.